10 passos para tornar seu dia mais produtivo e sua vida mais equilibrada |
Você se enquadra em alguma das seguintes situações?
O mau gerenciamento do tempo e a desorganização são as causas dessas situações. O resultado é uma vida sem equilíbrio e de baixo desempenho.
Este texto apresenta 10 passos para tornar seu dia mais produtivo e sua vida mais equilibrada.
1 – Procure o equilíbrio
Sua vida está equilibrada quando você consegue ter tempo para o trabalho, para a família e para você mesmo.
TRABALHO |
FAMÍLIA |
VOCÊ |
Esse equilíbrio depende do bom uso do tempo e acontece quando planejamos, organizamos e controlamos nossas vidas, só assim sobra tempo para a família e para você mesmo. A falta de planejamento nos faz dispender muito tempo com urgências e com assuntos sem importância. Isso resulta em baixo desempenho e falta de tempo para aquilo que é realmente importante. A maioria das urgências de hoje são assuntos importantes que não foram tratados com a antecedência devida.
Podemos classificar as atividades como:
A maioria das pessoas estressadas, e com vida desequilibrada, possui o seguinte diagrama de uso do tempo:
CIRCUNSTANCIAL |
URGENTE |
IMPORTANTE |
O equilíbrio na vida acontece quando o seu tempo é dedicado prioritariamente à esfera da importância, seguido da esfera da urgência e, por último, da esfera do circunstancial.
O circunstancial é caracterizado por atividades de pouca importância, que poderiam ter sido descartadas, deletadas ou negadas. São atividades que se forem realizadas terão pouca ou nenhuma contribuição para atingir objetivos e metas. Exemplos são: ler spams e e-mails de correntes, conversas desnecessárias de corredor, encontros sociais que nada acrescentam, fazer mau uso das redes sociais e do MSN.
Aprenda a dizer “NÃO”. Não se deixe manipular. Não faça algo apenas para agradar ou ser aceito. Quem não sabe dizer “não” provavelmente sofre de baixa autoestima. Aja pelos motivos certos.
Urgente é tudo aquilo que tem de ser feito imediatamente ou criará algum tipo de problema. Existem dois tipos de urgência:
Evitáveis – são aquelas que poderíamos ter resolvido, mas que deixamos para tratar na última hora. São atividades que um dia estiveram na esfera da importância e, por falta de organização, caíram na esfera da urgência.
Inevitáveis – são aquelas geradas por outros, e das quais não tínhamos conhecimento. Para essas precisamos reservar uma parte de nosso dia, porque são imprevisíveis. Exemplos: um pedido de última hora, um equipamento que falha, um acidente, alguém que não soube se organizar.
Importante é tudo aquilo que traz resultados mais efetivos, e faz diferença em sua vida. Atividades importantes trazem satisfação, bem estar e realização. Exemplos: fechar uma parceria, concluir aquele projeto, contribuir para a coletividade, passar tempo com a família, praticar alguma atividade física, estudar, brincar, viajar, namorar. Cada um tem a sua medida de importância. Precisamos ter claro o que é importante para nós e reservar tempo para essas atividades.
2 – Decida o que é importante em sua vida
O conceito de importância está relacionado com a busca da felicidade. E a felicidade pode, entre outras conceituações, ser dividida em três níveis:
Prazer – é a felicidade de conseguir um emprego, pagar as contas, comprar algo que se deseja. Esse é o nível mais efêmero da felicidade. A satisfação tem pequena duração. Em breve, aquelas conquistas, aquela remuneração, deixam de motivar.
Paixão – é a felicidade de fazermos o que gostamos de fazer. É a satisfação de realizar, de conquistar. O tempo voa quando trabalhamos com paixão. Esse nível de felicidade é bem mais duradouro que o nível anterior.
Propósito elevado – ter um propósito elevado significa contribuir para algo que é importante para todos. É a felicidade de contribuir para um mundo melhor sem a necessidade de receber algo em troca. A satisfação advinda de participar de algo assim é a mais duradoura de todas.
Converse consigo mesmo e pergunte:
O que me dá prazer?
Pelo que tenho Paixão?
Qual é o meu propósito na vida?
Como posso contribuir para um mundo melhor?
Quem são as pessoas que eu admiro e que me inspiram?
Quais são os meus sonhos?
Faça uma lista de suas respostas e pense nelas. Essa é a lista do que é importante para você.
Agora pergunte a si mesmo: Estou fazendo aquilo que é importante para mim ou estou vivendo como se fosse uma pena levada pelo vento, sem poder para decidir a direção? Você faz o que ama e ama o que você faz? Se a resposta for “Não”, reveja seus propósitos.
3 – Estabeleça metas
Metas são objetivos desejados, definidos e alcançáveis. Pessoas sem metas vivem ao sabor dos acontecimentos. Se não tivermos metas para nossas vidas, outros terão. Sabendo o que é importante para você, estabeleça metas para realizar seus sonhos e alcançar seus propósitos.
Cada meta deve ser:
Específica – A meta deve descrever exatamente o que você quer com ela, não pode ser uma ideia vaga. A meta deve descrever com detalhes suficientes para que outras pessoas a entendam e visualizem. Exemplo: Completarei o curso de inglês até o final do próximo ano.
Mensurável – A meta deve poder ser medida em tempo, valor ou qualquer outra unidade. Uma forma de medir é estabelecendo indicadores, por exemplo: obter o certificado conclusão de um curso, ou ainda, alcançar um faturamento estabelecido.
Alcançável – Para alcançarmos a meta, precisamos um plano de ação. O plano de ação divide o objetivo em etapas com datas e objetivos intermediários. O planejamento define como atingiremos nossas metas e torna claro cada passo para alcançarmos o objetivo. O 5W2H é uma ferramenta que pode ajudar no planejamento.
Relevante – A relevância é o motivo para criarmos a meta. A importância do objetivo que desejamos alcançar é a questão mais fundamental de uma meta. Depois de definir a meta e planejar como atingi-la, reavalie sua importância antes de prosseguir. O objetivo desejado tem de ser realmente importante para você.
Temporal - Se a meta não tiver uma data não existe compromisso para atingi-la. Defina quando o objetivo deverá ser alcançado. Isso é feito no planejamento.
4 – Planeje seu ano, seu mês, sua semana e seu dia
Utilize a regra 8 – 4 – 2
Elabore e planeje até 8 metas a serem trabalhadas nos próximos 12 meses. Escolha 4 metas para trabalhar nos próximos 30 dias. Selecione 2 metas para trabalhar na semana. Isso não significa que as metas devem ser alcançadas em uma semana, são planos que devem ser iniciados nesse período.
Por onde começar
Faça uma lista de suas urgências, metas, ações, compromissos e pendências.
Você vai precisar de uma AGENDA e de uma TO DO LIST.
Adote uma agenda calendário
A forma de organização é algo muito pessoal e cada um deve decidir pelas ferramentas que mais lhe agradam. Existem agendas em papel, agendas como a do Google e softwares diversos. Descrevo aqui uma agenda calendário que contém uma página por mês e pode ser editado e impresso no site www.pdfcalendar.com. Imprima e encaderne seus próximos 12 meses. O encadernamento com espiral facilita deixar a agenda sempre aberta no mês de interesse. Utilize a agenda para definir as datas em que cada meta começará a ser trabalhada.
Adote uma TO DO LIST (Lista de ações)
A TO DO LIST consiste de uma página onde mapeamos nossas metas, ações imediatas, lembretes e o planejamento dos dias da semana. Lembre de reservar tempo para o inesperado. A vantagem de ser uma folha elaborada em Word, é que podemos editar e reimprimir.
TO DO LIST e Planejamento Semanal
(Planeje sua semana no Domingo ou na primeira hora de Segunda-feira – Edite e imprima esta folha uma vez por semana)
AÇÕES IMEDIATAS |
|
|
Anote aqui as ações que surgirem durante a semana |
Transporte os compromisso da agenda-calendário para o planejamento semanal. Faça o mesmo com as ações imediatas.
Deixe pré-reservados os compromissos periódicos como cursos, academia, etc...
SEGUNDA |
08:00 |
|
|
QUINTA |
08:00 |
|
09:00 |
|
|
09:00 |
|
||
10:00 |
|
|
10:00 |
|
||
11:00 |
|
|
11:00 |
|
||
12:00 |
|
|
12:00 |
|
||
13:00 |
|
|
13:00 |
|
||
14:00 |
|
|
14:00 |
|
||
15:00 |
|
|
15:00 |
|
||
16:00 |
|
|
16:00 |
|
||
17:00 |
|
|
17:00 |
|
||
18:00 |
|
|
18:00 |
|
||
Após |
|
|
Após |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
TERÇA |
08:00 |
|
|
SEXTA |
08:00 |
|
09:00 |
|
|
09:00 |
|
||
10:00 |
|
|
10:00 |
|
||
11:00 |
|
|
11:00 |
|
||
12:00 |
|
|
12:00 |
|
||
13:00 |
|
|
13:00 |
|
||
14:00 |
|
|
14:00 |
|
||
15:00 |
|
|
15:00 |
|
||
16:00 |
|
|
16:00 |
|
||
17:00 |
|
|
17:00 |
|
||
18:00 |
|
|
18:00 |
|
||
Após |
|
|
Após |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
QUARTA |
08:00 |
|
|
|
|
|
09:00 |
|
|
|
|
||
10:00 |
|
|
|
|
||
11:00 |
|
|
|
|
||
12:00 |
|
|
|
|
||
13:00 |
|
|
|
|
||
14:00 |
|
|
|
|
||
15:00 |
|
|
|
|
||
16:00 |
|
|
|
|
||
17:00 |
|
|
|
|
||
18:00 |
|
|
|
|
||
Após |
|
|
|
|
METAS |
|
ANOTAÇÕES DIVERSAS |
|
5 – Organize seus espaço
Não existe eficiência em espaços desorganizados. Organizar significa classificar os objetos em categorias, alocar espaços para cada categoria e criar uma forma de mapear a localização. Da mesma forma que os livros são organizados em bibliotecas, nossos objetos podem ser organizados. Em um espaço organizado, os objetos são rapidamente localizados (indexação).
Classifique seus objetos – Divida os materiais em categorias, como por exemplo:
Organize as categorias em subdivisões, assuntos, tipos, etc. Descreva essa organização como se fosse um mapa e registre em papel.
Prepare o espaço – Reserve espaço nas gavetas, armários, prateleiras e caixas para armazenar as diversas categorias de objetos que serão armazenados. Coloque etiquetas com o nome de cada categoria e subdivisão de materiais. Organize os espaços e etiquetas de forma que qualquer pessoa encontre os objetos, não apenas você.
Faça a triagem básica – Agora é o momento da limpeza. Existem 3 possíveis destinos para os objetos a serem organizados.
Mapeie – Registre a organização na forma de um mapa esquemático com classes e subclasses. Crie etiquetas para as caixas, gavetas, prateleiras e armários. Canetas marcadoras, Post-It e outros materiais de papelaria podem ser úteis nessa fase da organização.
Bandeja de ações – Trata-se do local onde devem ser colocados documentos e objetos que demandam algum tipo de ação imediata. Registre a ação na lista de AÇÕES IMEDIATAS.
Bandeja de pendências – Coloque aqui os materiais que demandam alguma ação não imediata ou que dependem de outras pessoas. Deixe a vista para não se esquecer da pendência.
6 – Organize seu computador
Da mesma forma que você organizou seus espaços, organize o computador. Já imaginou se não existissem os diretórios e subdiretórios (pastas), no computador? Se o computador não estiver devidamente organizado em pastas e subpastas, perderemos tempo localizando, ou tentando localizar, arquivos.
Classifique seus arquivos em pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo:
Crie subpastas em tantos níveis quanto necessário para agrupar os arquivos por semelhança de natureza.
Reavalie a estrutura de organização de tempos em tempos.
Faça backups e limpe os discos (nessa ordem). Delete o lixo e reloque arquivos perdidos para pastas onde fazem mais sentido de estar.
7 – Organize seu e-mail
A caixa de entrada de seus e-mails reflete seu nível de organização. Para cada e-mail recebido, existem 4 possíveis atitudes:
A caixa de entradas funciona como uma lista de ações. Tudo o que estiver nela demanda algum tipo de ação ou providência.
Da mesma forma que você organizou as pastas de seu computador, organize as pastas dos e-mails. Crie pastas para cada tipo de assunto. Como por exemplo:
Faça backup dos e-mails e da lista de endereços. Reavalie os conteúdos de tempos em tempos e remova tudo que não seja mais necessário.
8 - Priorize
Agora que você já definiu suas metas, agendou seus compromissos e listou atividades, está na hora de planejar seu dia. Sua produtividade depende de um bom planejamento do seu dia. O planejamento deve ser feito na primeira hora da manhã e o conceito mais importante é o da priorização.
Liste tudo o tem de ser feito no dia
Priorize – defina a ordem em que as tarefas deverão ser executadas
Seu dia é composto por compromissos (tem hora definida), e tarefas (não tem hora definida). Se você não estiver em um compromisso nem executando uma tarefa, está matando tempo e fazendo nada.
Torne o planejamento e execução de seu dia um hábito, isso exige disciplina. Disciplina é uma capacidade que a grande maioria das pessoas bem sucedidas possui.
Lei de Pareto dos 20/80 – 80% dos resultados surgem de 20% do investimento. Os 20% dos resultados restantes demandam 80% dos recursos. Procure priorizar os 20% mais importantes.
9 - Delegue
Antes de sair executando cada tarefa, pense se alguém pode fazê-la por você. Delegar significa encarregar alguém da execução de uma ação. A responsabilidade sobre o resultado final continua sendo sua. Delegar está associado a monitorar. Delegue e acompanhe para certificar-se de que o resultado desejado foi atingido.
Ao delegar, tenha certeza de que estão claros:
Delegar induz o crescimento das pessoas. A pessoa que recebeu a incumbência aprende com a tarefa. A pessoa que delegou aprende a gerenciar.
Não delegue tarefas acima da capacidade das pessoas. Forneça os meios necessários para que a pessoa possa atingir o resultado esperado.
10 – Mantenha o foco
Manter o foco é o mais importante segredo da produtividade pessoal. Tudo o que está a nossa volta conspira para tirar nossa atenção. A capacidade de manter a concentração nos leva a completar as tarefas em menor tempo e chegar ao fim do dia com o planejamento cumprido.
TENHA UM PLANO E MANTENHA-SE NELE.
Versão para download
http://pt.scribd.com/doc/114117487/A-gerencia-do-tempo
Créditos
A criação deste guia foi inspirada pelo livro “A TRIADE DO TEMPO” de Christian Barbosa.
© 2019 Criado por Luis Nassif.
Ativado por
Você precisa ser um membro de Portal Luis Nassif para adicionar comentários!
Entrar em Portal Luis Nassif